Po jednym ze szkoleń wpłynęło pytanie – jak zorganizować konkurs w instytucji kultury – akcję z filmikami rodzinnymi i nagrodami. Odpowiedź znajduje się w poniższym wpisie i materiale YT.
Pytanie od instytucji kultury
Pytanie dotyczyło zorganizowania konkursu w formie „wyzwania czytelniczego”, w którym rodziny pokazują wspólne czytanie z dziećmi. Ich zadaniem jest zamieszczenie filmiku i oznaczenie organizatorów – instytucji kultury i fundacji, z którą instytucja organizuje przedsięwzięcie. Następnie dla osób, które nagrały filmik i dokonały stosownego oznaczenia, odbywa się losowanie nagród. Jak zrobić to zgodnie z prawem?”
Odpowiedź: organizacja konkursu w instytucji kultury a przepisy
W opisanym przypadku kluczowe jest rozróżnienie, czy planowana akcja ma charakter konkursu, czy loterii promocyjnej. Jeśli nagrody są przyznawane na podstawie kryteriów jakościowych — np. jurorzy wybierają najciekawszy lub najbardziej pomysłowy filmik przedstawiający wspólne czytanie — to mówimy o konkursie, i wtedy nie zachodzi obowiązek zgłoszenia do Izby Administracji Skarbowej. Natomiast jeżeli w akcji przewiduje się losowanie nagród — czyli o zwycięzcach decyduje przypadek — to mimo że nazwiemy to „konkursem”, w świetle ustawy o grach hazardowych jest to loteria promocyjna i wymaga formalności prawnych. W praktyce oznacza to, że organizator musi zgłosić taką loterię promocji do Izby Administracji Skarbowej (zgłoszenie należy złożyć najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem akcji) — bez względu na wysokość puli nagród — ponieważ mechanizm losowy automatycznie powoduje, że akcja staje się loterią promocyjną.
Konkurs w instytucji kultury — kto jest organizatorem, a kto patronem?
Dobrze jest też jasno określić, która instytucja formalnie pełni rolę organizatora, a która rolę patrona (np. instytucja kultury organizuje, a Fundacja patronuje, albo odwrotnie). Dzięki temu unika się konieczności stworzenia i podpisania umowy o współadministrowaniu danymi osobowymi (art. 26 RODO), które byłoby wymagane, gdyby obie instytucje wspólnie decydowały o celach i sposobach przetwarzania danych uczestników.
Regulamin (niezbędny element przy konkursie w instytucji kultury)
Warto przygotować regulamin, w którym zostaną jasno określeni organizatorzy (instytucja kultury i/lub Fundacja), cele akcji, zasady udziału, kryteria oceny (jeśli będzie konkurs bez losowania), albo reguły losowania (jeśli jednak będzie to losowanie), pula nagród, czas trwania oraz sposób ogłoszenia wyników i wydania nagród. Regulamin powinien również zawierać klauzulę informacyjną RODO — wskazanie administratora danych (ewentualnie współadministratora), celu przetwarzania, praw uczestników i okresu przechowywania danych.
Wizerunek dzieci w konkursie w instytucji kultury
Ponieważ w akcji będą pokazywane filmiki z udziałem dzieci, trzeba zadbać o zgodę rodzica lub opiekuna na publikację wizerunku. Jeśli uczestnicy sami publikują filmiki na swoich profilach i tylko oznaczają instytucję kultury, to biorą na siebie odpowiedzialność za wizerunek. Jeśli jednak instytucja kultury lub fundacja chce publikować nagrania na swoich platformach — trzeba uzyskać zgodę pisemną od rodzica/opiekuna prawnego dziecka.
Prawa autorskie a konkurs w instytucji kultury
Trzeba również zwrócić uwagę na prawa autorskie. Jeśli rodzice sami publikują filmik i tylko oznaczają instytucję kultury, to odpowiadają za wykorzystanie utworów (np. fragmenty tekstów) i mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności. Oczywiście jeżeli użyją utworów chronionych prawem autorskim bez zezwolenia. Aby ograniczyć ryzyko, można przygotować i udostępnić listę autorów, których twórczość jest już w domenie publicznej (np. Tuwim, Gałczyński, Makuszyński) — wtedy uczestnicy mogą czytać z niej bez obaw o naruszenie autorskich praw majątkowych. Gdyby chcieli Państwo w całości wziąć autorskie prawa majątkowe na siebie to warto skontaktować się z ZAIKS, opisać zasady konkursu i poprosić o możliwości wykupienia odpowiednich licencji.
Konkurs w instytucji kultury — podatki
W przypadku drobnych nagród książkowych lub upominków promocyjnych zwykle nie ma obowiązku odprowadzania podatku. Warto jednak pamiętać, że przy nagrodach o znacznej wartości organizator może być zobowiązany do rozliczenia podatku od nagród.
Podsumowanie — praktyczne wskazówki dla organizatorów
Podsumowując – jeśli chcecie Państwo uniknąć formalności, najlepiej zorganizować akcję jako konkurs bez losowania (nagrody przyznawane przez jury). Ale jeżeli zdecydujecie się na losowanie — musicie Państwo już wtedy traktować to jako loterię promocyjną, z obowiązkiem zgłoszenia do IAS, i dopełnić wszystkich formalności związanych z regulaminem, RODO, zgodami na wizerunek i ochroną praw autorskich.
