Instrukcja kancelaryjna (IK) i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA)

Instrukcja kancelaryjna (IK) i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) to podstawowe dokumenty, które mają uporządkować postępowanie ze wszystkimi dokumentami wytworzonymi i wpływającymi do instytucji kultury. W wielu instytucjach kultury ten obszar nie został jeszcze w wystarczającym stopniu uporządkowany. Warto zacząć od tego, czym są poszczególne dokumenty i do czego służą.

Wprowadzenie

Temat IK i JRWA wraca co jakiś czas i jest to obszar, który nie jest najmocniejszą stroną instytucji kultury. Z mojego doświadczenia – im większa instytucja tym jest lepiej w tym zakresie. Wynika to z prostego faktu, że przy większym zasobie kadrowym, funkcjonowaniu kancelarii czyli sekretariatu, łatwiej jest zadbać o właściwą procedurę obiegu dokumentów.

Na początek trzeba znaleźć odpowiedź na podstawowe pytanie – czy i w jakich instytucjach obowiązuje IK i JRWA. Obowiązują one w instytucjach „samodzielnych”, podobnie jak kontrola zarządcza. Oznacza to, że np. w bibliotece szkolnej, albo uniwersyteckiej nie trzeba tworzyć osobnych procedur kancelaryjnych, a w tych działających jako osobne jednostki organizacyjne trzeba. Wynika to z art. 6 ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w
pkt 1.

Instrukcja kancelaryjna (IK)

Podczas wstępnej analizy tego przepisu można odnieść wrażenie, że wprowadzenie IK i JRWA w instytucji kultury jest bardzo skomplikowane. I że albo lepiej machnąć na to ręką, albo coś skopiować żeby po prostu było, ale i tak robić wszystko „po swojemu”. Ja jednak zachęcam, żeby opracować sobie własną prostą IK i jak najmniej skomplikowany JRWA i się tego trzymać.
Czym są te dokumenty? Instrukcja kancelaryjna to część opisowa tej dokumentacji, w której określamy m.in.:

• System kancelaryjny, wykaz akt, kategorie archiwalne,
• Obieg korespondencji i przyjmowanie korespondencji,
• Rejestracja i dekretowanie korespondencji,
• Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek akt,
• Załatwianie spraw,
• Wysyłanie i doręczanie pism,
• Przechowywanie akt,
• Przekazywanie akt do archiwum zakładowego,
• Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi,
• Powielanie i publikowanie,
• Wykorzystanie narzędzi informatycznych w celach kancelaryjnych.

Natomiast JRWA najczęściej ma formę tabeli, dzięki czemu jest bardziej czytelny. Najczęściej też stanowi załącznik do IK. JRWA najprościej określić jako jednolitą klasyfikację dokumentacji. Stanowi ona pomoc w odpowiednim przechowywaniu dokumentów. Innymi słowy – jest zbiorem wskazówek w zakresie tego, do jakiego segregatora, teczki itd. powinien trafić dokument. Jednocześnie o wiele łatwiej jest później taki dokument zlokalizować. Istotne znaczenie ma także uporządkowanie okresów przechowywania różnych rodzajów dokumentów. W zależności od tego jaka kategoria została przyznana dokumentem, automatyczne zostaje przyporządkowany okres ich przechowywania.

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) – zasady tworzenia

Dokumenty w instytucji kultury będą w JRWA podzielone w oparciu o system klasyfikacji dziesiętnej. Ten system polega na tym, że wszystkie wytwarzane dokumenty są podzielone na maksymalnie 10 grup (oznaczonych symbolami od 0 do 9). Pierwsze cztery grupy mają z punktu widzenia bibliotek najistotniejsze znaczenie (klasy pierwszego rzędu) z uwagi na to, że obejmują najpopularniejsze akta typowe dla wszystkich jednostek organizacyjnych:
0 – Zarządzanie
1 – Kadry
2 – Środki rzeczowe
3 – Ekonomika
Wskazane klasy pierwszego rzędu są podzielone na klasy drugiego rzędu (numeracja od 00 do 99). Te z kolei mogą być podzielone na klasy trzeciego rzędu (numeracja od 000 do 999). Dla bibliotek będzie to najprawdopodobniej wystarczające, ale oczywiście można dzielić dalej w zależności od potrzeb.

Specyficzna sytuacja – biblioteka znajduje się w tym samym budynku co inna instytucja

Kilkakrotnie odpowiadałem na jeszcze jedno pytanie – jesteśmy małą biblioteką, formalnie działamy jako osobna instytucja, ale mamy wspólny sekretariat z inną instytucją działającą w tym samym budynku. Tam jakieś instrukcje są, więc my już nie musimy takiej mieć? Niestety jest tak, że takie biblioteki też muszą mieć IK i JRWA. Jeżeli korespondencja trafia w określone miejsce to trzeba to opisać. Klasyfikacja akt będzie prawdopodobnie taka sama jak w tej instytucji w tym samym budynku. I warto tutaj zastanowić się nad kwestiami związanymi z RODO. Skoro pracownik innej instytucji zajmuje się naszą korespondencją to może potrzebna będzie umowa powierzenia danych osobowych między instytucjami? Raczej na pewno będzie potrzebna, ale to temat na osobną dyskusję.

Gdzie można znaleźć wzór IK i JRWA?

Jednym z najczęściej popełnianych błędów przy poszukiwaniu materiałów wzorcowych jest szukanie IK i JRWA na stronach internetowych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub największych instytucji kultury w Polsce. Zachęcam do tego, żeby się inspirować, nawet bardzo inspirować, ale szukając IK i JRWA opublikowanych przez inne instytucje kultury, podobne do naszej jeśli chodzi o skalę działalności i zasoby kadrowe. Nie chcę tutaj podawać przykładów, żeby nie robić zapewne niechcianej reklamy dyrekcji jakiejś konkretnej instytucji, ale używając wyszukiwarki Google, wpisując „instrukcja kancelaryjna instytucja kultury” lub „instrukcja kancelaryjna biblioteka” znajdą Państwo wiele ciekawych przykładów.

Oczywiście można też kupić gotowe opracowania, ale proszę pamiętać, że praca z takim tekstem nie powinna raczej polegać na dopisywaniu treści tylko na usuwaniu obszernych fragmentów. Chodzi o to, żeby poszczególne elementy tych dokumentów były dopasowane do rzeczywistego funkcjonowania naszej biblioteki. W większości bibliotek poprawnie przygotowane IK i JRWA będą stosunkowo krótkie.

Konsultacje z Naczelnym Dyrektorem Archiwum Państwowego

Kwestia konsultacji z Naczelnym Dyrektorem Archiwum Państwowego wzbudza wiele kontrowersji. Przypominam, że przepis jest tutaj jednoznaczny – Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych(…). Oznacza to, że IK i JRWA należy skonsultować na etapie wprowadzania. Kiedy rozmawiamy o tym na szkoleniach zawsze słyszę takie historie, że IK i JRWA zostały opracowane i wysłane do Archiwum Państwowego i nie przyszła żadna odpowiedź. Wiem, że to nie zachęca do działania „w porozumieniu” z takim organem, ale z drugiej strony dyrekcja instytucji zrobiła w tym przypadku to co do niej należało. I ten „kwitek od listu poleconego” (potwierdzenie przesłania dokumentów do konsultacji) jest de facto dowodem istotnej próby przeprowadzenia takich konsultacji.

IK i JRWA a przepisy RODO

IK i JRWA dotyczą różnego rodzaju dokumentów zawierających dane osobowe. Dlatego nie da się tego tematu oddzielić od RODO. Ja zwracam uwagę na dwa aspekty, które wiążą się z korzyściami z punktu widzenia realizacji przepisów RODO w bibliotece. Pierwszy z nich to wsparcie przy zapewnieniu rozliczalności. IK i JRWA co do zasady porządkują dokumenty, jakie mamy. Dzięki nim korespondencja zostanie poddana właściwej klasyfikacji i trafi do właściwego uprawnionego pracownika. Nie będzie problemu z odnalezieniem pism i innych dokumentów. Każde działanie przyczyniające się do zapewnienie elementarnego ładu i porządku pomoże docelowo w realizacji przepisów RODO. Druga kwestia dotyczy retencji danych. Warto pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych po zakończeniu okresu, w którym możemy je przetwarzać stanowi naruszenie RODO, ze szczególnym uwzględnieniem art. 5. To m.in. dzięki JRWA wiemy, przez jaki okres można przechowywać konkretne kategorie danych.